Аудит кадрового делопроизводства

Аудит кадрового делопроизводства — проверка соответствия документов учета кадров на предприятии требованиям, установленным действующим трудовым законодательством РФ.

Правильность оформления документов называется делопроизводственной корректностью. Грамотное ведение делопроизводства необходимо не только для корректной организации работы отдела кадров, но и для расчета зарплаты, премий, отпускных, компенсаций и любых других денежных выплат.

Ведение документации отдела кадров в любой фирме должно осуществляться в установленном порядке. Ответственность за организацию документооборота, соблюдение установленного трудовым законодательством порядка возлагается на руководителя предприятия.

Проверкой делопроизводства занимаются Инспекция федеральной налоговой службы (ИФНС), Государственная инспекция труда и другие контролирующие органы. При допущении ошибок и их несвоевременном исправлении начисляются штрафы или применяются иные санкции.
Когда необходим аудит?

Существует несколько распространенных случаев, когда фирме необходимы услуги аудиторских компаний для проверки делопроизводственной корректности оформления документов. Аудит кадрового делопроизводства требуется в следующих случаях:

    смена специалиста, ответственного за ведение документации,
    назначение нового руководителя предприятия,
    изменения в законодательстве, касающиеся порядка учета кaдpoв,
    модификации в системе оплаты труда,
    массовое сокращение или увольнение сотрудников,
    обращение уволенного сотрудника с жалобой в трудовую инспекцию.

Процедура позволяет выявить неточности и ошибки в ведении документации, определить, каких обязательных к оформлению документов на предприятии нет, и обнаружить другие значимые недочеты.

Независимая аудиторская проверка позволяет компании существенно снизить риск возникновения трудовых конфликтов между сотрудниками и руководством. Благодаря своевременному выявлению нарушений уменьшается вероятность разглашения конфиденциальной информации или привлечения руководителя к ответственности из-за выявления ошибок контролирующими органами.

Процедура аудита кадрового делопроизводства, как правило, включает анализ следующих аспектов:

    оформление первичных дoкумeнтoв по учету кадров;
    содержание и оформление договоров найма работников;
    содержание внутренних нормативных документов предприятия: правил распорядка, положений об оплате труда, журналов регистрации инструктажей по охране труда и техники безопасности, должностных инструкций, а также другой подобной документации.

Анализ делопроизводственной корректности оформления документов в большинстве случаев выполняется комплексно. Пакет документации, подлежащей проверке, включает:

    приказы о приеме, переводе, направлении работников в командировку,
    личные карточки и дела, трудовые книжки сотрудников,
    журналы приказов,
    табели учета рабочего времени,
    штатные расписания,
    графики отпусков,
    положение об оплате труда,
    договоры о материальной ответственности
    и многое другое.

По итогам аудита кадрового делопроизводства составляется детализированный отчет, в котором содержатся список выявленных нарушений и рекомендации экспертов по их устранению. Специалисты-аудиторы также дают оценку уровню кадровых рисков предприятия.

Если Вам необходимо провести проверку соответствия кадровой документации требованиям законодательства, Вы можете обратиться в нашу аудиторскую фирму. Мы не только занимаемся аудитом, но и помогаем клиентам грамотно исправить ошибки ведения документооборота. Проконсультироваться по интересующим вопросам и узнать подробнее о стоимости услуг можно, позвонив нам.

все публикации