Учет трудовых книжек в бухгалтерии ведут в соответствии с законодательными требованиями, собранными в нескольких документах. Основными источниками информации являются Бюджетный, Налоговый кодексы РФ, Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и Инструкция по бюджетному учету от 30 декабря 2008 года № 148н.

Для учета трудовых книжек используют две основные книги унифицированной формы.

В бухгалтерии работают с приходно-расходной книгой по учету бланков трудовой книжки и вкладышей. В нее вносят информацию обо всех действиях касательно получения и расходования бланков трудовых и вкладышей. Например, покупка и выдача книжек. Кроме этого, книга содержит данные по каждому сотруднику. Бухгалтер обязан указывать серии и номера трудовых.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — регистрирующий документ, который хранится (ведется) в отделе кадров или той службе, которая ответственна за прием и увольнение. В книге фиксируют серии, номера трудовых книжек, принятых при поступлении на работу или выданных сотрудникам.

Если работник увольняется, он должен поставить подписи в обеих книгах.

К оформлению книг предъявляются некоторые требования. Их необходимо соблюдать, так как после проведения аудита достоверности деятельности организации заключение аудиторской проверки будет содержать замечания. Итак, все листы должны быть пронумерованы и прошнурованы. Документы заверяются подписью руководителя предприятия. Ответственное лицо обязано наложить пломбу или поставить сургучную печать.

Трудовые и вкладыши для них являются документами строгой отчетности. Их получают по заявлению. Через месяц кадровый сотрудник составляет отчет в той форме, которой придерживаются в организации, указывает в нем количество трудовых, вкладышей, суммы, выданные за оформление. К нему прикладывают расходный кассовый ордер. Данную документацию необходимо предоставить в бухгалтерию. Если требуется списать книжки, вкладыши, бухгалтер составляет акт о списании бланков строгой отчетности — форму № 0504816.

Как выполняется учет трудовых книжек в бухгалтерии?

В бухгалтерии учет трудовых книжек проводят двумя способами.

I — выдача книжек не признается реализацией. Считается, что организация покупает их для личного использования сотрудников, а не для компании. Работодатель является посредником между продавцом и работником. Трудовые книжки в приходных документах не записывают.

Для учета трудовых книжек в бухгалтерии предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности». При оформлении бухгалтерской отчетности делают простую запись с применением условной оценки — один рубль за бланк. «Входной» НДС не учитывают, стоимость документов также не подлежит налогообложению.

II — предоставление трудовых является реализацией, то есть книжки считаются товарами. Их стоимость оплачивают работники.

В бухгалтерии приходуют и оплачивают документы, бухгалтер учитывает «входной» НДС. Реализация считается как выручка от продажи или доход от операции.

Выше мы описали основные моменты по учету трудовых книжек в бухгалтерии. Компания «Аудит в бизнесе и финансах» также может проконсультировать по такому вопросу, как оплата труда в коммерческих организациях, предоставит консультационные и аудиторские услуги по работе с бланками строгой отчетности.

Среди наших услуг: бухгалтерская отчетность некоммерческих организаций , бухгалтерия малого предприятия

все публикации