Хранение документов бухгалтерского учета: основные сведения
Хранение документов бухгалтерского учета является обязательным для любого предприятия, какую организационно-правовую форму оно бы не имело. Каждое учреждение обязано хранить первичные учетные документы, регистры бухучета и отчеты на протяжении срока, установленного действующим законодательством.
Первичные учетные документы, регистры и бухгалтерские отчеты хранятся не менее пяти лет. Документы учетной политики предприятия, в том числе рабочий план счетов бухучета и другая документация, должны сохраняться на протяжении пятилетнего срока с окончания года, в котором они использовались в последний раз. Если какой-либо из документов утерян, может стать необходимым восстановление бухгалтерии.
Ответственным за организацию хранения бухгалтерских документов является руководитель предприятия. Документы, с которыми в течение отчетного года ведется работа, хранятся в бухгалтерии. Первичная бухгалтерская документация комплектуется в хронологическом порядке.
Нормативные акты и документы, регламентирующие порядок хранения
Существует ряд нормативных актов, которые регламентируют правила и порядок хранения бухгалтерских документов. К их числу относятся:
ФЗ «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.1996 г (статья 17) — основной документ, в соответствии с которым осуществляется хранение документов бухгалтерского учета,
ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от 22.10.2004 №125-ФЗ),
ФЗ «Об АО» от 26.12.1995 N 208-ФЗ (статья 89),
ФЗ «Об ООО» от 08.02.1998 N 14-ФЗ (статья 50),
«Основные правила работы архивов организации» (одобр. решением Росархива от 06.02.2002),
«Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утв. приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105).
Данные нормативные акты определяют, какие документы подлежат обязательному хранению в акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью и иных учреждениях.
Порядок хранения документов бухгалтерского учета АО
Правила хранения документов бухгалтерии в закрытых и открытых акционерных обществах регламентированы статьей 89 Федерального Закона «Об АО» от 26.12.1995 N 208-ФЗ. Хранению подлежат:
документы, подтверждающие имущественные права АО,
бухгалтерская отчетность и приложения к ней,
проспекты эмиссии ценных бумаг,
заключения ревизионной комиссии,
ежеквартальные отчеты эмитента,
а также внутренняя документация АО.
Хранение документов в обществах с ограниченной ответственностью
Состав документации, которая подлежит хранению в обществах с ограниченной ответственностью, определяется статьей 50 Федерального Закона «Об ООО» от 08.02.1998 N 14-ФЗ. К ней относятся:
документы, подтверждающие имущественные права ООО,
бухгалтерская отчетность,
учетные регистры,
первичные документы и приложения к ним,
заключения ревизионной комиссии,
проспекты эмиссии облигаций и других ценных бумаг,
заключения ревизионной комиссии
и иная документация, хранение которой предусмотрено уставом общества и законодательством.
Проверить, насколько правильно соблюдается порядок, срок хранения бухгалтерской отчетности и другой важной документации, помогает внутренний аудит на предприятии. Своевременно выполненная проверка позволяет систематизировать хранение документов бухгалтерского учета, хранение документов общества и восстановить необходимую документацию.
все публикации